Zlecenie naprawy (zwane też zleceniem warsztatowym lub kartą pracy) to najważniejszy dokument w Twoim warsztacie: odnotowuje, czego chciał klient, jaką pracę wykonałeś, jakich części użyłeś i co ustalono co do ceny i czasu. Solidne zlecenie chroni Cię w sporze i sprawia, że warsztat wygląda znacznie bardziej profesjonalnie.
Dlaczego to ważne
- Ochrona prawna: jeśli klient później się poskarży, podpisane zlecenie dowodzi, że zakres i cenę ustalono z góry.
- Jasne oczekiwania: klient wie, co się stanie, mniej więcej ile to będzie kosztować i kiedy auto będzie gotowe - przy odbiorze jest znacznie mniej tarć.
- Identyfikowalność: części, roboczogodziny i warunki gwarancji są udokumentowane, co docenisz przy każdej reklamacji lub roszczeniu gwarancyjnym.
Co uwzględnić
- Imię i nazwisko klienta, numer telefonu i e-mail
- Dane pojazdu: marka, model, numer rejestracyjny, VIN, aktualny przebieg
- Zgłoszona usterka, opisana słowami klienta
- Ustalony zakres: co zostanie zrobione - a przy diagnostyce, co jeszcze wprost nie wchodzi w zakres
- Szacowany czas pracy, stawka robocizny, przewidywane części i cena łączna
- Limit zgody: adnotacja, że przed pracą przekraczającą ustaloną kwotę zadzwonisz
- Użyte części: nowe, używane lub regenerowane, z numerami katalogowymi
- Warunki odbioru, warunki płatności i ewentualna opłata za przechowanie po terminie
- Warunki gwarancji na części i robociznę
- Zgoda na przetwarzanie danych (RODO)
- Data i podpis - w dwóch egzemplarzach, jeden dla klienta
Gdy przyczyna usterki jest jeszcze nieznana
Nigdy nie zaczynaj naprawy na zasadzie "napraw, co trzeba". Jeśli przyczyna nie jest oczywista, odnotuj, że pierwszym krokiem jest diagnostyka za stałą opłatą, a wycena naprawy przychodzi po ustaleniu, co jest zepsute. Dzięki temu klient kontroluje wydatki, a Ty unikasz kłótni o godziny spędzone na szukaniu usterki, której nikt nie zamówił.
Wzór - wersja skrócona
Ja, niżej podpisany(-a) [imię i nazwisko], oddaję mój pojazd [marka, model, numer rejestracyjny, VIN, przebieg] do [nazwa warsztatu] w celu wykonania następującej pracy: [zgłoszona usterka / zamówiona praca]. Szacowana cena to [kwota] wraz z częściami i robocizną. Dodatkowe prace autoryzuję dopiero po kontakcie warsztatu i mojej pisemnej lub telefonicznej zgodzie. Zostałem(-am) poinformowany(-a) o przewidywanym terminie zakończenia oraz warunkach odbioru i płatności. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wykonania tej naprawy.
To szablon wyjściowy: rozszerz go o własne zapisy i sprawdź ostateczne brzmienie z profesjonalistą.
Jak pomaga Appointio
Dane pojazdu i objawy najlepiej zebrać jeszcze przed przyjazdem auta. W Appointio możesz dodać niestandardowe pytania przy rezerwacji do dowolnej usługi - marka, numer rejestracyjny, przebieg, kontrolki, opis hałasu - dzięki czemu zlecenie jest w połowie wypełnione, zanim klient dojedzie do lady.