La orden de reparación (también llamada orden de trabajo o ficha de taller) es el documento más importante de tu taller: deja constancia de lo que pidió el cliente, qué trabajo hiciste, qué piezas usaste y qué se acordó sobre precio y tiempo. Una orden sólida te protege en una disputa y hace que tu taller parezca mucho más profesional.
Por qué importa
- Protección legal: si el cliente se queja más tarde, la orden firmada demuestra que el alcance y el precio se acordaron de antemano.
- Expectativas claras: el cliente sabe qué va a pasar, más o menos cuánto costará y cuándo estará listo el coche, así que hay mucha menos fricción en la recogida.
- Trazabilidad: las piezas, los tiempos de trabajo y las condiciones de garantía quedan documentados, lo que agradecerás en cualquier devolución o reclamación de garantía.
Qué incluir
- Nombre del cliente, teléfono y correo electrónico
- Datos del vehículo: marca, modelo, matrícula, VIN, kilometraje actual
- El síntoma comunicado, escrito con las palabras del cliente
- Alcance acordado: qué se hará y, en el diagnóstico, qué no está incluido todavía de forma explícita
- Tiempo de trabajo estimado, tarifa, piezas previstas y precio total
- Límite de autorización: una nota de que llamarás antes de cualquier trabajo que supere un importe acordado
- Piezas utilizadas: nuevas, usadas o reacondicionadas, con números de pieza
- Condiciones de recogida, condiciones de pago y cualquier tasa de almacenamiento tras un plazo
- Condiciones de garantía para piezas y mano de obra
- Consentimiento de tratamiento de datos (RGPD)
- Fecha y firma - por duplicado, una para el cliente
Cuando la causa no está clara
Nunca empieces una reparación sobre la base de "arregla lo que sea". Si la causa no es evidente, deja constancia de que el primer paso es un diagnóstico con tarifa fija y de que el presupuesto de reparación llega después de saber qué está roto. Así el cliente controla el gasto y tú te ahorras la discusión por las horas dedicadas a buscar una avería que nadie encargó.
Modelo - versión breve
Yo, el/la abajo firmante [nombre], dejo mi vehículo [marca, modelo, matrícula, VIN, kilometraje] en [nombre del taller] para el siguiente trabajo: [síntoma comunicado / trabajo encargado]. El precio estimado es [importe] incluyendo piezas y mano de obra. Solo autorizaré trabajos adicionales cuando el taller me contacte y los apruebe por escrito o por teléfono. He sido informado del tiempo previsto de finalización y de las condiciones de recogida y pago. Consiento el tratamiento de mis datos personales para los fines de esta reparación.
Esto es una plantilla de partida: amplíala con tus propias condiciones y haz revisar la redacción final por un profesional.
Cómo ayuda Appointio
Los datos del vehículo y los síntomas conviene recogerlos antes incluso de que llegue el coche. Con Appointio puedes añadir preguntas de reserva personalizadas a cualquier servicio - marca, matrícula, kilometraje, testigos del cuadro, descripción del ruido -, de modo que la orden de reparación está a medias antes de que el cliente llegue al mostrador.