Der Werkstattauftrag (auch Reparaturauftrag oder Auftragsschein) ist das wichtigste Dokument in deiner Werkstatt: Er hält fest, was der Kunde wollte, welche Arbeit du gemacht hast, welche Teile du verbaut hast und was zu Preis und Zeit vereinbart war. Ein solider Auftrag schützt dich im Streitfall und lässt deine Werkstatt deutlich professioneller wirken.
Warum das wichtig ist
- Rechtlicher Schutz: wenn ein Kunde später reklamiert, beweist der unterschriebene Auftrag, dass Umfang und Preis vorab vereinbart waren.
- Klare Erwartungen: der Kunde weiß, was passieren wird, ungefähr was es kostet und wann das Auto fertig ist - bei der Abholung gibt es weit weniger Reibung.
- Nachvollziehbarkeit: Teile, Arbeitszeiten und Garantiebedingungen sind dokumentiert - das wirst du bei jeder Reklamation oder Garantiefall zu schätzen wissen.
Was rein gehört
- Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kunden
- Fahrzeugdaten: Marke, Modell, Kennzeichen, VIN, aktueller Kilometerstand
- Das gemeldete Symptom, in den Worten des Kunden
- Vereinbarter Umfang: was gemacht wird - und bei der Diagnose, was ausdrücklich noch nicht enthalten ist
- Geschätzte Arbeitszeit, Arbeitspreis, erwartete Teile und Gesamtpreis
- Freigabegrenze: ein Vermerk, dass du vor Arbeiten über einen vereinbarten Betrag anrufst
- Verbaute Teile: neu, gebraucht oder aufbereitet, mit Teilenummern
- Abholbedingungen, Zahlungsbedingungen und etwaige Lagergebühren nach Fristablauf
- Garantiebedingungen für Teile und Arbeit
- Einwilligung in die Datenverarbeitung (DSGVO)
- Datum und Unterschrift - in zweifacher Ausfertigung, eine für den Kunden
Wenn die Ursache unklar ist
Beginne nie eine Reparatur auf Basis von "Mach einfach, was nötig ist". Ist die Ursache nicht offensichtlich, halte fest, dass der erste Schritt eine Diagnose zum Festpreis ist und das Reparaturangebot erst folgt, wenn du weißt, was defekt ist. So behält der Kunde die Ausgaben unter Kontrolle - und du bleibst dem Streit über Stunden erspart, die du mit der Fehlersuche verbracht hast, die niemand beauftragt hat.
Muster - Kurzfassung
Ich, der Unterzeichner [Name], gebe mein Fahrzeug [Marke, Modell, Kennzeichen, VIN, Kilometerstand] zu [Werkstattname] für die folgende Arbeit: [gemeldetes Symptom / beauftragte Arbeit]. Der geschätzte Preis beträgt [Betrag] inklusive Teilen und Arbeit. Zusätzliche Arbeiten autorisiere ich erst, nachdem die Werkstatt mich kontaktiert und ich sie schriftlich oder telefonisch freigegeben habe. Über den voraussichtlichen Fertigstellungstermin sowie die Abhol- und Zahlungsbedingungen wurde ich informiert. Ich stimme der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten zum Zweck dieser Reparatur zu.
Das ist eine Startvorlage: Ergänze sie um deine eigenen Bedingungen und lass die endgültige Fassung von einem Fachmann prüfen.
Wie Appointio hilft
Fahrzeugdaten und Symptome sammelt man am besten ein, bevor das Auto überhaupt ankommt. Mit Appointio kannst du individuelle Buchungsfragen zu jedem Service hinzufügen - Marke, Kennzeichen, Kilometerstand, Warnleuchten, Geräuschbeschreibung -, sodass der Werkstattauftrag halb ausgefüllt ist, bevor der Kunde an der Theke steht.